ChatGPT, Microsoft Copilot, DeepL oder KI-Funktionen in deiner Branchensoftware: KI kommt oft nicht als großes Projekt ins Unternehmen. Sie taucht in einzelnen Abteilungen und täglichen Arbeitsabläufen auf. Die entscheidende Frage für dich als Unternehmer ist deshalb nicht nur: „Nutzen wir KI?" Sondern: Welche Werkzeuge werden eingesetzt, wer nutzt sie, für welchen Zweck und mit welchen Daten? Artikel 4 der EU-KI-Verordnung verpflichtet Anbieter und Betreiber bereits seit dem 2. Februar 2025 dazu, Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz der mit KI befassten Personen zu ergreifen. Ein bestimmtes Zertifikat oder Schulungsformat schreibt die Verordnung nicht vor. Du solltest aber wissen, wo dein Unternehmen steht und welche Maßnahmen angemessen sind. Der kostenlose Regelfest-KI-Check gibt dir in fünf Minuten eine erste Orientierung. Du erhältst eine Risiko-Ampel und deine drei wichtigsten Lücken, ohne vorherige Registrierung und ohne Verpflichtung.

Die Geschäftsführung trägt die Verantwortung. Die tatsächliche Nutzung verteilt sich aber oft auf Marketing, Vertrieb, Kundenservice, Personal und die IT. So entstehen schnell blinde Flecken: Ein Mitarbeiter nutzt ein neues Tool. Eine Branchensoftware erhält eine KI-Funktion. Zwei Abteilungen arbeiten mit unterschiedlichen Regeln. Niemand kann auf Anhieb sagen, wer welches System für welchen Zweck nutzt. Das wird zum Problem, wenn du Auskunft geben musst: Welche KI-Systeme setzen wir ein? Wer arbeitet damit? Welche Regeln gelten? Welche Maßnahmen wurden ergriffen? Regelfest führt dich durch einen geführten Pflichten-Check. Die Risiko-Ampel zeigt dir, wo Handlungsbedarf besteht. Daraus entstehen konkrete nächste Schritte für deine Organisation. Das ist strukturierte Vorbereitung und Dokumentation, keine Rechtsberatung und keine Einzelfallprüfung.

Ein Mitarbeiter im Marketing arbeitet anders mit KI als eine Person in der Personalarbeit, im Einkauf oder im Kundenservice. Die Risiken und Fragen unterscheiden sich mit der Aufgabe. Artikel 4 der EU-KI-Verordnung nennt deshalb ausdrücklich den konkreten Einsatzkontext sowie Kenntnisse, Erfahrung, Ausbildung und Schulung der betroffenen Personen. Ein allgemeiner Hinweis an alle reicht nicht automatisch für jede Rolle. Regelfest verbindet ein Basismodul für alle mit rollenbezogenen Modulen, zum Beispiel für Führung, Personalarbeit, Marketing, Einkauf oder Kundenservice. Jedes Modul wird einzeln geprüft. So lernt dein Team, was für die jeweilige Arbeit relevant ist, und du kannst die durchgeführten Maßnahmen geordnet dokumentieren. Ein bestimmtes Schulungsformat ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Rollenbezogene Schulung ist eine mögliche strukturierte Umsetzung, wenn sie zu eurem konkreten KI-Einsatz passt.

Vielleicht hast du dein Team bereits auf KI hingewiesen. Aber kannst du später schnell zeigen, wer wann welche Inhalte gelernt und welches Ergebnis erzielt hat? Genau hier liegt der Unterschied zwischen einer mündlichen Einweisung und nachvollziehbarer Dokumentation. Für die Geschäftsführung zählen nicht nur gute Absichten, sondern auch ein klares Bild der durchgeführten Maßnahmen. Regelfest bündelt dafür mehrere Bausteine: KI-Register, firmenspezifische Nutzungsrichtlinie, Maßnahmenplan, Schulung mit Abschlusstest und ein Zertifikat je bestandenem Modul. Die Nachweise werden in einer Audit-Mappe zusammengeführt. Zertifikate sind online verifizierbar; die Prüfnachweise werden kryptografisch versiegelt und mit einem qualifizierten Zeitstempel versehen. Das Zertifikat ist kein gesetzlich vorgeschriebener Freifahrtschein. Es ist ein strukturierter Nachweis über die bei Regelfest durchgeführte Maßnahme. Ob eure Maßnahmen im Einzelfall ausreichen, hängt von eurem konkreten KI-Einsatz ab.

Du musst deinen Mitarbeitern KI nicht einfach überlassen. Du kannst ihnen einen klaren Rahmen geben: Was ist im Unternehmen erlaubt? Welche Daten dürfen verwendet werden? Wer trägt Verantwortung? Welche Schulung passt zur jeweiligen Rolle? So wird aus Unsicherheit eine konkrete Führungsentscheidung. Du zeigst deinem Team, dass KI nicht heimlich nebenbei passiert, sondern verständlich und verantwortungsvoll eingesetzt werden soll. Regelfest unterstützt dich dabei mit einem kostenlosen Check, KI-Register, Nutzungsrichtlinie, Maßnahmenplan und rollenbezogener Schulung auf Deutsch oder Englisch. Deine Mitarbeiter lernen selbstständig und legen je Modul einen Abschlusstest ab. Du erhältst eine geordnete Dokumentation für deine Organisation. Regelfest ist keine Rechtsberatung und verspricht keine allgemeine Rechtssicherheit. Es hilft dir, deinen KI-Einsatz strukturiert zu prüfen, Maßnahmen umzusetzen und die Ergebnisse nachvollziehbar zu dokumentieren. Der Einstieg ist ein kostenloser Check ohne vorherige Registrierung.